Organiser le flux d'édition avec "Edit Flow"

Dernière mise à jour le 22 mars 2020

Organiser le flux d'édition d'un blog est indispensable si vous n'êtes pas seul à publier. L'extension Edit Flow permet de gérer la publication de bout en bout. Voyons comment.

Cet article prend 6 minutes à lire et comporte 1394 mots.

Gérer seul un blog n’est pas toujours simple. Publier régu­liè­re­ment ses articles demande une certaine orga­ni­sa­tion, pour ne pas dire une orga­ni­sa­tion certaine.

Certains ont une routine de rédac­tion et de publi­ca­tion, d’autres n’y arrivent pas, tout simple­ment. Journées char­gées, procras­ti­na­tion, manque d’or­ga­ni­sa­tion… le fait est que la régu­la­rité fait défaut (et oops, je suis dans ce cas ?).

Alors quand plusieurs personnes sont impli­quées dans la rédac­tion et la publi­ca­tion d’un article, il faut un mini­mum d’or­ga­ni­sa­tion. Idem s’il s’agit d’un blog profes­sion­nel ou d’un blog d’en­tre­prise. Et les outils de travail colla­bo­ra­tif aident, il n’y a pas à dire.

Agendas parta­gés, noti­fi­ca­tions, évolu­tion du projet, révi­sions… qui n’a pas utilisé ces outils un jour ou l’autre ? Alors pour­quoi ne pas les utili­ser pour gérer la chaîne d’édition ?

D’autant qu’une exten­sion est tout spécia­le­ment dédiée à cette tâche, il s’agit de…

L’extension Edit Flow

L’extension est déve­lop­pée par Automattic (la société éditrice de WordPress) et par des déve­lop­peurs qui colla­borent avec Automattic sur d’autres projets (l’ex­ten­sion Jetpack par exemple). Un gage de sérieux, et une assu­rance de suivi dans le temps.

Calendrier, budget, statuts person­na­li­sés, réca­pi­tu­la­tif (je ne comprends pas pour­quoi Story Budget est traduit par Boîte à idées), commen­taires édito­riaux, méta­don­nées person­na­li­sées, noti­fi­ca­tions, groupes d’uti­li­sa­teurs… et chacune de ces fonc­tion­na­li­tés peut être acti­vée ou désac­ti­vée à la demande, indé­pen­dam­ment des autres.

Pour instal­ler Edit Flow, rendez-vous dans l’in­ter­face d’ad­mi­nis­tra­tion de WordPress, cliquez sur Extensions > Ajouter, il suffit alors de saisir le nom de l’extension dans le champ prévu en haut à droite, de cliquer sur Installer puis sur Activer. Et voilà.

Installer et activer Edit Flow
Installer et acti­ver Edit Flow

Une fois l’ex­ten­sion acti­vée, il reste à véri­fier que les réglages par défaut vous conviennent. Une ligne Edit Flow a été rajou­tée au menu gauche de l’in­ter­face d’ad­mi­nis­tra­tion de WordPress. En y cliquant dessus, vous arri­vez sur la page de gestion des fonc­tion­na­li­tés. C’est ici que vous pour­rez acti­ver et désac­ti­ver à l’envi chaque module.

Activer / désactiver les fonctionnalités Edit Flow
Activer / désac­ti­ver les fonc­tion­na­li­tés Edit Flow

La gestion des groupes n’a pas d’in­té­rêt s’il n’y a qu’un rédac­teur, un relec­teur et un direc­teur de la publi­ca­tion. Autant assi­gner le bon rôle à chacun et désac­ti­ver le module, c’est toujours ça de gagné côté performances.

Pour chaque module, il vous faudra cliquer sur le bouton de réglage des options.

Passons en revue chaque module, en commen­çant par…

Le calendrier

La page de réglages du calen­drier donne une info inté­res­sante, à savoir que le nombre de semaines est ajus­table pour chacun des collaborateurs.

Vous sélec­tion­nez les types de conte­nus à affi­cher. Pages, articles, types person­na­li­sés. Vous pouvez tout affi­cher (et tout gérer).

Par contre, un seul type de contenu peut être créé à partir du calen­drier. Page ou article. Fromage ou dessert. À choi­sir en fonc­tion de vos propres besoins.

Réglage du module Calendrier - Edit Flow
Réglage du module Calendrier – Edit Flow

La visi­bi­lité par défaut est de 6 semaines, de lundi à dimanche (donc, si nous sommes un mercredi, le calen­drier affiche la semaine en cours, et les 5 à venir). 

Calendrier - Edit Flow
Calendrier – Edit Flow

Vous accé­dez au calen­drier via l’en­trée de menu Tableau de bord (la toute première). Il est possible d’af­fi­cher de 1 à 12 semaines, en cliquant sur Options de l’écran (en haut à droite).

Pour ajou­ter un article, il suffit d’un double clic sur une date, une popup s’ouvre, saisis­sez le nom de l’ar­ticle, cliquez sur Create Article, et c’est tout.

Les pages et articles s’af­fichent dans le calen­drier, à partir de l’ac­ti­va­tion de l’ex­ten­sion.

En cliquant sur un article, une nouvelle popup s’ouvre, qui affiche le titre, le statut, et des liens pour les prin­ci­pales actions à mener sur un article ou une page.

Vous avez remar­qué ? L’état de l’ar­ticle est Proposition. Edit Flow ne se limite pas à brouillons, en attente de relec­ture et publié, il a…

Des statuts personnalisés

Les statuts se créent comme les caté­go­ries ou les étiquettes pour les articles.

Réglage des statuts - Edit Flow
Réglage des statuts – Edit Flow

Dans l’on­glet Options vous sélec­tion­nez les types de posts  affec­tés par ces statuts. Vous choi­sis­sez aussi d’af­fi­cher ou non en perma­nence le menu dérou­lant des statuts.

Dans la partie droite, là où les diffé­rents statuts sont listés, vous pouvez chan­ger le statut par défaut (initia­le­ment, c’est proposition).

Maintenant que nous avons vu les fonc­tion­na­li­tés de base, nous allons détailler…

Les fonctionnalités d’édition

Les commen­taires édito­riaux, les méta­don­nées person­na­li­sées et les noti­fi­ca­tions vont servir lors de la rédac­tion d’un article (ou de tout autre contenu).

Interface d'édition, avec Edit Flow
Interface d’édi­tion, avec Edit Flow

J’ai mis en évidence chaque fonc­tion­na­lité via une petite flèche rouge.

En haut à droite, le statut. Juste en dessous, les méta­don­nées person­na­li­sées (d’autres modules, étran­gers à Edit Flow, peuvent se trou­ver entre les deux).

Dans la colonne prin­ci­pale, les commen­taires édito­riaux, puis les noti­fi­ca­tions – ou plutôt les personnes et groupes concer­nés par les noti­fi­ca­tions, pour cet article.

Le module Commentaires édito­riaux est un élément clé de l’ex­ten­sion, bien plus effi­cace qu’une commu­ni­ca­tion par email : tous les messages (privés, réser­vés à l’équipe de rédac­tion) sont rassem­blés en un point stra­té­gique - l’ar­ticle concerné. Bien plus effi­cace que des emails qui ne seront pas aussi faci­le­ment consultés.

Voici la même page, mais avec un commen­taire et la date (et l’heure) de premier brouillon.

Interface d'édition, avec Edit Flow
Interface d’édi­tion, avec Edit Flow

Le champ Nombre de mots est à rensei­gner, il peut servir soit d’in­di­ca­teur du nombre de mots à atteindre, à dépas­ser, à ne pas dépas­ser, soit en étant rensei­gné par le rédac­teur, du nombre de mots actuel­le­ment dans l’article.

J’aurais bien aimé que ce champ se remplisse auto­ma­ti­que­ment avec le nombre de mots calculé par WordPress, mais non. Fonction person­nelle à développer 😉

Les widgets en page d’accueil

L’extension propose trois widgets à affi­cher sur le tableau de bord de WordPress (la page d’ac­cueil, côté admi­nis­tra­tion). Un pour le contenu non publié (avec les diffé­rents états d’avan­ce­ment), un qui sert de bloc note, et un troi­sième pour les articles suivis, avec la date de dernière modi­fi­ca­tion et la possi­bi­lité de se rendre dans l’in­ter­face d’édition.

Widgets - Edit Flow
Widgets – Edit Flow

De quoi avoir un aperçu rapide, même si on aurait appré­cié un peu plus de détails, ou un lien de prévi­sua­li­sa­tion en plus du lien d’édi­tion pour chaque article.

Au-delà de ces fonc­tion­na­li­tés qui consti­tuent le cœur de l’ex­ten­sion, il y a encore possi­bi­lité de…

Modifier le comportement par défaut

Pour étendre les capa­ci­tés d’Edit Flow, l’édi­teur a prévu des hacks, vous les trou­ve­rez sur la page How can I custo­mize Edit Flow ? sur le site de l’extension.

Ces bouts de code permettent de noti­fier auto­ma­ti­que­ment par email votre équipe de la mise à jour d’un article, de cacher le bouton publier en fonc­tion du statut ou de limi­ter l’utilisation d’un statut d’article à un niveau d’utilisateurs pour citer celles qui m’ont parues les plus utiles.

Après ce rapide tour d’ho­ri­zon, je dirais que Edit Flow est…

Intéressant mais perfectible

Actuellement, il faut créer l’ar­ticle, à partir du calen­drier ou de manière clas­sique, en créant un nouvel article. À ce stade, il est indis­pen­sable de rentrer dans l’in­ter­face de saisie de l’ar­ticle pour la gestion des méta­don­nées et pour assi­gner l’ar­ticle à un rédacteur.

Une gestion centra­li­sée des articles serait la bien­ve­nue – en quelque sorte, une inter­face où celui qui propose un article n’ait pas à le créer, mais à remplir un story board, avec le sujet, la date de publi­ca­tion, la date de premier brouillon, des commen­taires édito­riaux, le rédac­teur en charge de l’article.

Et quelques statis­tiques, présen­tées sous forme graphique, ne seraient pas de trop non plus. Ceci-dit, l’es­sen­tiel est là…

Les alternatives à Edit Flow

En parcou­rant le web, j’ai trouvé d’autre outils de gestion du flux d’édi­tion inté­grés à WordPress.

Les deux exten­sions les plus abou­ties (et qui vont bien au-delà de ce qu’Edit Flow propose) sont CoSchedule et NelioContent.

NelioContent propose une version light (corres­pon­dant à la version Solo Marketing de Coshedule), utile pour gérer l’édi­tion et les réseaux sociaux en solo. CoSchedule est proposé à partir de 30 $ par mois, NelioContent à partir de 10 € pour un mois (paie­ment à l’an­née) égale­ment. Et pour la gestion multi-utilisateurs, il faudra débour­ser 60 $ mensuels avec CoSchedule et 29 € avec NelioContent.

En conclusion

Si vous souhai­tez gérer votre chaîne édito­riale, que vous n’avez pas besoin des à côtés tels que la gestion des réseaux sociaux, Edit Flow est l’ex­ten­sion qu’il vous faut.

Pour un blog d’en­tre­prise par exemple, c’est ample­ment suffi­sant. Vous pour­rez publier sur les réseaux sociaux soit à partir d’une exten­sion tierce, soit manuellement.

Quitte à déve­lop­per (ou faire déve­lop­per) une inter­face de gestion, qui à terme revien­dra moins cher que les 290 € et 720 $ annuels que vous coûte­raient respec­ti­ve­ment NelioContent et CoSchedule.

Et vous, utilisez-vous un outil de gestion du flux d’édi­tion ? N’hésitez pas à parta­ger votre expé­rience via les commentaires !

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