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Organiser le flux d'édition d'un blog est indispensable si vous n'êtes pas seul à publier. L'extension Edit Flow permet de gérer la publication de bout en bout. Voyons comment.

Gérer seul un blog n’est pas toujours simple. Publier régu­liè­re­ment ses articles demande une certaine orga­ni­sa­tion, pour ne pas dire une orga­ni­sa­tion certaine.

Certains ont une routine de rédac­tion et de publi­ca­tion, d’autres n’y arrivent pas, tout simple­ment. Journées char­gées, procras­ti­na­tion, manque d’organisation… le fait est que la régu­la­rité fait défaut (et oops, je suis dans ce cas ?).

Alors quand plusieurs personnes sont impli­quées dans la rédac­tion et la publi­ca­tion d’un article, il faut un mini­mum d’organisation. Idem s’il s’agit d’un blog profes­sion­nel ou d’un blog d’entreprise. Et les outils de travail colla­bo­ra­tif aident, il n’y a pas à dire.

Agendas parta­gés, noti­fi­ca­tions, évolu­tion du projet, révi­sions… qui n’a pas utilisé ces outils un jour ou l’autre ? Alors pour­quoi ne pas les utili­ser pour gérer la chaîne d’édition ?

D’autant qu’une exten­sion est tout spécia­le­ment dédiée à cette tâche, il s’agit de…

L’extension Edit Flow

L’extension est déve­lop­pée par Automattic (la société éditrice de WordPress) et par des déve­lop­peurs qui colla­borent avec Automattic sur d’autres projets (l’extension Jetpack par exemple). Un gage de sérieux, et une assu­rance de suivi dans le temps.

Calendrier, budget, statuts person­na­li­sés, réca­pi­tu­la­tif (je ne comprends pas pour­quoi Story Budget est traduit par Boîte à idées), commen­taires édito­riaux, méta­don­nées person­na­li­sées, noti­fi­ca­tions, groupes d’utilisateurs… et chacune de ces fonc­tion­na­li­tés peut être acti­vée ou désac­ti­vée à la demande, indé­pen­dam­ment des autres.

Pour instal­ler Edit Flow, rendez‐vous dans l’interface d’administration de WordPress, cliquez sur Extensions > Ajouter, il suffit alors de saisir le nom de l’extension dans le champ prévu en haut à droite, de cliquer sur Installer puis sur Activer. Et voilà.

Installer et activer Edit Flow
Installer et acti­ver Edit Flow

Une fois l’extension acti­vée, il reste à véri­fier que les réglages par défaut vous conviennent. Une ligne Edit Flow a été rajou­tée au menu gauche de l’interface d’administration de WordPress. En y cliquant dessus, vous arri­vez sur la page de gestion des fonc­tion­na­li­tés. C’est ici que vous pour­rez acti­ver et désac­ti­ver à l’envi chaque module.

Activer / désactiver les fonctionnalités Edit Flow
Activer / désac­ti­ver les fonc­tion­na­li­tés Edit Flow

La gestion des groupes n’a pas d’intérêt s’il n’y a qu’un rédac­teur, un relec­teur et un direc­teur de la publi­ca­tion. Autant assi­gner le bon rôle à chacun et désac­ti­ver le module, c’est toujours ça de gagné côté perfor­mances.

Pour chaque module, il vous faudra cliquer sur le bouton de réglage des options.

Passons en revue chaque module, en commen­çant par…

Le calendrier

La page de réglages du calen­drier donne une info inté­res­sante, à savoir que le nombre de semaines est ajus­table pour chacun des colla­bo­ra­teurs.

Vous sélec­tion­nez les types de conte­nus à affi­cher. Pages, articles, types person­na­li­sés. Vous pouvez tout affi­cher (et tout gérer).

Par contre, un seul type de contenu peut être créé à partir du calen­drier. Page ou article. Fromage ou dessert. À choi­sir en fonc­tion de vos propres besoins.

Réglage du module Calendrier - Edit Flow
Réglage du module Calendrier – Edit Flow

La visi­bi­lité par défaut est de 6 semaines, de lundi à dimanche (donc, si nous sommes un mercredi, le calen­drier affiche la semaine en cours, et les 5 à venir). 

Calendrier - Edit Flow
Calendrier – Edit Flow

Vous accé­dez au calen­drier via l’entrée de menu Tableau de bord (la toute première). Il est possible d’afficher de 1 à 12 semaines, en cliquant sur Options de l’écran (en haut à droite).

Pour ajou­ter un article, il suffit d’un double clic sur une date, une popup s’ouvre, saisis­sez le nom de l’article, cliquez sur Create Article, et c’est tout.

Les pages et articles s’affichent dans le calen­drier, à partir de l’activation de l’extension.

En cliquant sur un article, une nouvelle popup s’ouvre, qui affiche le titre, le statut, et des liens pour les prin­ci­pales actions à mener sur un article ou une page.

Vous avez remar­qué ? L’état de l’article est Proposition. Edit Flow ne se limite pas à brouillons, en attente de relec­ture et publié, il a…

Des statuts personnalisés

Les statuts se créent comme les caté­go­ries ou les étiquettes pour les articles.

Réglage des statuts - Edit Flow
Réglage des statuts – Edit Flow

Dans l’onglet Options vous sélec­tion­nez les types de posts  affec­tés par ces statuts. Vous choi­sis­sez aussi d’afficher ou non en perma­nence le menu dérou­lant des statuts.

Dans la partie droite, là où les diffé­rents statuts sont listés, vous pouvez chan­ger le statut par défaut (initia­le­ment, c’est propo­si­tion).

Maintenant que nous avons vu les fonc­tion­na­li­tés de base, nous allons détailler…

Les fonctionnalités d’édition

Les commen­taires édito­riaux, les méta­don­nées person­na­li­sées et les noti­fi­ca­tions vont servir lors de la rédac­tion d’un article (ou de tout autre contenu).

Interface d'édition, avec Edit Flow
Interface d’édition, avec Edit Flow

J’ai mis en évidence chaque fonc­tion­na­lité via une petite flèche rouge.

En haut à droite, le statut. Juste en dessous, les méta­don­nées person­na­li­sées (d’autres modules, étran­gers à Edit Flow, peuvent se trou­ver entre les deux).

Dans la colonne prin­ci­pale, les commen­taires édito­riaux, puis les noti­fi­ca­tions – ou plutôt les personnes et groupes concer­nés par les noti­fi­ca­tions, pour cet article.

Le module Commentaires édito­riaux est un élément clé de l’extension, bien plus effi­cace qu’une commu­ni­ca­tion par email : tous les messages (privés, réser­vés à l’équipe de rédac­tion) sont rassem­blés en un point stra­té­gique - l’article concerné. Bien plus effi­cace que des emails qui ne seront pas aussi faci­le­ment consul­tés.

Voici la même page, mais avec un commen­taire et la date (et l’heure) de premier brouillon.

Interface d'édition, avec Edit Flow
Interface d’édition, avec Edit Flow

Le champ Nombre de mots est à rensei­gner, il peut servir soit d’indicateur du nombre de mots à atteindre, à dépas­ser, à ne pas dépas­ser, soit en étant rensei­gné par le rédac­teur, du nombre de mots actuel­le­ment dans l’article.

J’aurais bien aimé que ce champ se remplisse auto­ma­ti­que­ment avec le nombre de mots calculé par WordPress, mais non. Fonction person­nelle à déve­lop­per 😉

Les widgets en page d’accueil

L’extension propose trois widgets à affi­cher sur le tableau de bord de WordPress (la page d’accueil, côté admi­nis­tra­tion). Un pour le contenu non publié (avec les diffé­rents états d’avancement), un qui sert de bloc note, et un troi­sième pour les articles suivis, avec la date de dernière modi­fi­ca­tion et la possi­bi­lité de se rendre dans l’interface d’édition.

Widgets - Edit Flow
Widgets – Edit Flow

De quoi avoir un aperçu rapide, même si on aurait appré­cié un peu plus de détails, ou un lien de prévi­sua­li­sa­tion en plus du lien d’édition pour chaque article.

Au‐delà de ces fonc­tion­na­li­tés qui consti­tuent le cœur de l’extension, il y a encore possi­bi­lité de…

Modifier le comportement par défaut

Pour étendre les capa­ci­tés d’Edit Flow, l’éditeur a prévu des hacks, vous les trou­ve­rez sur la page How can I custo­mize Edit Flow ? sur le site de l’extension.

Ces bouts de code permettent de noti­fier auto­ma­ti­que­ment par email votre équipe de la mise à jour d’un article, de cacher le bouton publier en fonc­tion du statut ou de limi­ter l’utilisation d’un statut d’article à un niveau d’utilisateurs pour citer celles qui m’ont parues les plus utiles.

Après ce rapide tour d’horizon, je dirais que Edit Flow est…

Intéressant mais perfectible

Actuellement, il faut créer l’article, à partir du calen­drier ou de manière clas­sique, en créant un nouvel article. À ce stade, il est indis­pen­sable de rentrer dans l’interface de saisie de l’article pour la gestion des méta­don­nées et pour assi­gner l’article à un rédac­teur.

Une gestion centra­li­sée des articles serait la bien­ve­nue – en quelque sorte, une inter­face où celui qui propose un article n’ait pas à le créer, mais à remplir un story board, avec le sujet, la date de publi­ca­tion, la date de premier brouillon, des commen­taires édito­riaux, le rédac­teur en charge de l’article.

Et quelques statis­tiques, présen­tées sous forme graphique, ne seraient pas de trop non plus. Ceci‐dit, l’essentiel est là…

Les alternatives à Edit Flow

En parcou­rant le web, j’ai trouvé d’autre outils de gestion du flux d’édition inté­grés à WordPress.

Les deux exten­sions les plus abou­ties (et qui vont bien au‐delà de ce qu’Edit Flow propose) sont CoSchedule et NelioContent.

NelioContent propose une version light (corres­pon­dant à la version Solo Marketing de Coshedule), utile pour gérer l’édition et les réseaux sociaux en solo. CoSchedule est proposé à partir de 30 $ par mois, NelioContent à partir de 10 € pour un mois (paie­ment à l’année) égale­ment. Et pour la gestion multi‐utilisateurs, il faudra débour­ser 60 $ mensuels avec CoSchedule et 29 € avec NelioContent.

En conclusion

Si vous souhai­tez gérer votre chaîne édito­riale, que vous n’avez pas besoin des à côtés tels que la gestion des réseaux sociaux, Edit Flow est l’extension qu’il vous faut.

Pour un blog d’entreprise par exemple, c’est ample­ment suffi­sant. Vous pour­rez publier sur les réseaux sociaux soit à partir d’une exten­sion tierce, soit manuel­le­ment.

Quitte à déve­lop­per (ou faire déve­lop­per) une inter­face de gestion, qui à terme revien­dra moins cher que les 290 € et 720 $ annuels que vous coûte­raient respec­ti­ve­ment NelioContent et CoSchedule.

Et vous, utilisez‐vous un outil de gestion du flux d’édition ? N’hésitez pas à parta­ger votre expé­rience via les commen­taires !

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